Laura Roberto
Nessuno può fare previsioni accurate su quando corsi e congressi residenziali potranno tornare sull’agenda dei medici, ma le sensazioni di questi giorni ci portano a guardare con cauto ottimismo all’autunno e sicuramente con crescente fiducia al 2021.
Ma che caratteristiche avranno i congressi nel periodo post-emergenza, quando dovremo comunque convivere con il virus? Trovare soluzioni perfette sarà estremamente difficile, ma dovremo pur pensare a un graduale ritorno agli eventi residenziali, naturalmente adottando tutte le misure in grado di mettere i partecipanti in sicurezza e ridurre l’affollamento delle aule congressuali.
Possiamo già ora ipotizzare alcune soluzioni, che se attuate ridisegneranno il nostro modo di organizzare i congressi.
– Organizzare gradualmente gli accrediti dei partecipanti per evitare sovraffollamento e incentivare la preiscrizione online. – Suddividere i congressi in più giornate per contenere l’affluenza. – Far lavorare parte dei partecipanti in aule collegate in streamig con la sala plenaria. – Prevedere scocche per separare le sedute. – Distribuire kit con mascherine e gel disinfettante ai partecipanti. – Rimodulare le aree espositive per ridurre il contatto sociale. – Creare percorsi “obbligati” per l’ingresso nelle aule. – Adottare lettori di temperatura laser a distanza per il controllo dell’ingresso del pubblico. – Sanificare periodicamente durante le giornate congressuali gli ambienti comuni, le sedute, i bagni, gli stand. – Richiedere garanzie alle sedi congressuali eliminando il ricircolo dell’aria, in modo che l’aria provenga direttamente dall’esterno. – Posizionare dispenser di gel sanificante per mani a disposizione di tutti i partecipanti. – Prevedere scudi protettivi per il desk accrediti e scivoli da banco per la distribuzione del kit congressuale. – Anche i fornitori dell’evento che lavorano nella fase di allestimento e durante le giornate congressuali dovranno garantire adempimenti alle regole vigenti in tema di prevenzione dei contagi.
Intanto c’è la formazione online
A fronte di problemi complessi bisogna pianificare e sapersi reinventare. Durante la fase 1 e 2 dell’emergenza, quindi, dobbiamo quindi rivolgerci alla tecnologia: non ci sono limiti a quello che è possibile realizzare sul piano della formazione online. In questo periodo dobbiamo ricercare una nuova normalità e adeguarci a esigenze formative virtuali, cercando partnership fra organizzazioni e associazioni scientifiche al fine di pianificare e programmare la formazione.
Non ci deve intimorire il cambiamento e non dobbiamo rimanere ancorati alla tradizione. Dobbiamo aprirci a nuove esperienze, bisogna informare e condividere programmi con i fruitori dell’evento online, creando aspettativa, parlando con un linguaggio diretto e accattivante.
Il ruolo dei relatori sarà quello di “sfondare lo schermo”, adottare strategie comunicative accativanti ed efficaci per intrattenere e scaturire interesse nei discenti.
Gli eventi online dovranno prefigurarsi come occasioni smart per una conoscenza scientifica e uno scambio di interazioni. Se riusciremo a conciliare tutte queste componenti con la formazione online, le società scientifiche potranno addirittura fidelizzare molti più soci e offrire un reale plus all’utente.
Questa quarantena è stata una palestra culturale, professionale e umana per tutti noi e ora ci impone di guardare al futuro con una nuova consapevolezza e con nuove misure sociali.
Laura Roberto Event Manager e Amministratore Ad Arte srl, associata a Federcongressi
